Richtlijnen voor het catalogiseren in het GGC

De Richtlijnen voor het catalogiseren in het GGC (Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem) beschrijven de normen en conventies die worden gehanteerd bij het catalogiseren in deze database.
De Richtlijnen geven eveneens gedetailleerde informatie over het gebruik van het PICA formaat.

De Richtlijnen zijn grotendeels gebaseerd op de Regels voor de titelbeschrijving van de FOBID. Waar nodig vullen zij de FOBID-regels aan. Ook maken zij een keuze waar deze regels ruimte laten voor interpretatie; dit alles rekening houdende met de geautomatiseerde verwerking van gegevens.

Besloten is om RDA in het GGC geleidelijk, in fasen te introduceren. 1 november 2013 is een belangrijke mijlpaal in dit proces. Vanaf deze datum is het mogelijk om records die aan belangrijke RDA criteria voldoen als RDA record in het GGC in te voeren. De online documentatie zal geleidelijk worden aangepast aan de RDA richtlijnen.

Richtlijnen voor private files zoals STCN vallen niet onder de onderhavige algemene richtlijnen.


Voor vragen, opmerkingen en suggesties betreffende de richtlijnen kunt u zich wenden tot OCLC, tel. 071-5246600, e-mail: support-nl@oclc.org.

Nieuwste ontwikkelingen

Hieronder volgt een inventarisatie van de belangrijkste aanpassingen sinds ongeveer mei 2015.

GOO-trefwoordenthesaurus: kmc 161 (GOO-descriptor - Engelse vertaling) en kmc 261 (Synoniem/extra ingang bij GOO-descriptor - Engelse vertaling) zijn toegevoegd. Verder is er een link opgenomen naar de Handleiding voor Gemeenschappelijke Onderwerpsontsluiting (GOO) (pdf).

Kmc 790 (Library of Congress Control Number) en kmc 791 (Standaard identifier) waren aanvankelijk anders gedefinieerd. De huidige online documentatie is conform de actuele situatie in het GGC en de meest recente afspraken.

Kmc 0500 (Definitie titelbeschrijving in gecodeerde vorm). De letter 'O' wordt gehanteerd voor online resources (hoofdzakelijk tekst), zoals online e-books en online e-journals. Maar online toegankelijke documenten zoals bewegend beeld (B), losse brieven (D), handschriften (F), geluid (G), niet-bewegend beeld in losse items (I), cartografisch materiaal (K), bladmuziek (M), archiefmateriaal R) en objecten (V) krijgen geen 'O' op de eerste positie van kmc 0500, maar de letter van de specifieke materiaalsoort! Oftewel, de letter 'O' is uitsluitend de online tegenhanger van de letter 'A'.
Met de kmc's 0502 Type medium en 0503 Type drager wordt het onderscheid tussen de online en de niet-online versie van een publicatie aangegeven.

Kmc 111X (Karakteristiek in gecodeerde vorm): NBD Biblion kent de codes voor Fictie en Non-fictie, Volwassenen en Jeugd, Waar gebeurd, en Genres interactief toe aan de materialen voor de openbare bibliotheken in Nederland in hun eigen productiesysteem. Deze codes worden via een offline procedure ingelezen in het GGC als NBD Biblion de publicatie aanbiedt. Als laatste is de code 'WGB' met de betekenis 'Waargebeurd' toegevoegd. De code voor Waargebeurd wordt in principe in kmc 1118 gezet.

Kmc 1403 (AVI-code - Analyse van Individualiseringsvormen): vanaf mei 2015 worden ook de volgende codes toegekend: E4 (Eind Groep 4), M5 (Midden Groep 5), E5 (Eind Groep 5), M6 (Midden Groep 6), E6 (Eind Groep 6), M7 (Midden Groep 7), E7 (Eind Groep 7) en P (Plus).

In het MARC 21-formaat bestaat kmc 720 - Added Entry-Uncontrolled Name. In het PICA3-formaat bestond nog geen equivalent. Kmc 3300 heeft deze functie. Deze kmc is voornamelijk bedoeld om er voor te zorgen dat bij het importeren van MARC-records in het GGC, de informatie uit tag 720 correct wordt geconverteerd en niet verloren gaat.
Deze kmc kan worden gebruikt voor diverse soorten namen: personen, families, corporatie, congressen e.d.
Deze kmc is bestemd voor namen die niet voldoen aan de afgesproken catalogiseerstandaarden, zoals die gelden voor bijvoorbeeld de kmc's 3000 Primair verantwoordelijke auteur, 301X Secundaire auteur / secundair verantwoordelijke auteur, 312X Corporatie en 316X Congres.
Het is niet toegestaan om deze kmc te gebruiken voor personen, corporaties en congressen als onderwerp!

Aan kmc 4020 (Editieveld) is een passage toegevoegd over onjuiste editievermeldingen. Als in de bron een editievermelding staat, dan wordt deze overgenomen in het record. Kmc 4020 is een transcriptieveld en de informatie wordt overgenomen ongeacht de werkelijke situatie, m.a.w. het kan voorkomen dat de editievermelding feitelijk niet correct is.

De volgende kmc's zijn herhaalbaar gemaakt: kmc 2200 (CODEN), kmc 4026 (Gedrukte Muziek: veld voor de muziekspecifieke gegevens; kaartmateriaal: schaalvermelding), kmc 4027 (Projectievermelding) en kmc 4028 (Veld voor coördinaten).

Kmc 4060 (Paginering, foliëring, pagina-extensie, banden, delen, omvang, specifieke materiaalaanduiding)
Gebleken is dat er behoefte is aan standaardisatie van de gebruikte terminologie in kmc 4060. Achter het label Voorkeurstermen hebben we voor de meeste materiaalsoorten (1e positie van kmc 0500) de voorkeurstermen in kaart gebracht, d.w.z. de termen die momenteel (nog) gebruikt worden of (nog) relevant zijn, en waarvan wordt aanbevolen om deze te gebruiken.
Per materiaalsoort zijn in principe twee tabellen opgenomen: in het ene overzicht staan termen die in principe alleen gebruikt worden in combinatie met andere termen, zoals de speelduur van een dvd-video of cd. In de andere lijst staan de termen die ‘los’ kunnen voorkomen. Ook combinaties van termen uit beide soorten overzichten behoren tot de mogelijkheden.
De tabellen zijn niet uitputtend. Mocht een begrip niet in een tabel voorkomen, dan mag deze wel worden gebruikt. Uiteraard wordt geadviseerd om zo veel mogelijk gebruik te maken van reeds bestaande termen in de betreffende tabel. We hebben alleen Nederlandse termen vermeld, zowel in het enkel- als het meervoud, indien mogelijk. De termen in de verschillende tabellen beginnen met een kleine letter, tenzij het om eigennamen e.d. gaat. Bij het invoeren van deze termen in het GGC dient bedacht te worden dat kmc 4060 met een hoofdletter dient te beginnen als er geen nummering aan de term(en) voorafgaat.

Kmc 4065 (Locatie origineel) en Kmc 4066 (Locatie master microvormen): de naam van de bibliotheek is een verplicht element binnen deze kmc's geworden.

De wijze waarop de nummering wordt opgenomen in nummeringsvelden, zoals kmc 4130, 4150 en 417X, is verhelderd. Zie: RDA - Nummering en afkortingen in nummeringsvelden.

Kmc 4209 (Annotatie karakteriserende gegevens). Er verschijnen boeken voor mensen met dyslexie in een aangepast lettertype. De volgende formulering wordt momenteel gehanteerd: 4209 Tekst opgemaakt in een dyslexie lettertype. De oorspronkelijke formulering was: "Tekst opgemaakt in het lettertype Dyslexie". Er bestaan inmiddels diverse lettertypes voor mensen met dyslexie.

Op verzoek van NBD Biblion hebben we naam van kmc 57XX gewijzigd van 'LID trefwoord' in 'NBD Biblion trefwoord'.

De code 'zs' voor Zuid-Soedan is toegevoegd aan kmc 1700 (Landcode, land van uitgave).

In diverse kmc's komen OCLC-nummers voor. We hebben de toelichting bij kmc 2041 (OCLC Record Controlenummer) en kmc 2097 (Recordcontrolenummer van het gelinkte record in externe database) verduidelijkt en uitgebreid; verder hebben we online documentatie van de volgende kmc's toegevoegd: kmc 2099 (Recordcontrolenummer van het gelinkte record in externe database dat is vervangen door een ander recordcontrolenummer) en kmc 7810 (Recordcontrolenummer van exemplaarblok van het gelinkte record in externe database).

De volgende kmc's, met name t.b.v. cartografisch materiaal zijn herzien: kmc 1104 (Algemene gecodeerde gegevens), kmc 1105 (Karakteristiek in gecodeerde vorm), kmc 1106 (Inhoudsdatering), kmc 1107 (Schaalverdeling in code), kmc 1108 (Analyse van het type document in gecodeerde vorm), kmc 4028 (Veld voor coördinaten).
In kmc 4028 Veld voor coördinaten worden vanaf heden de tekens voor graden, minuten en seconden gehanteerd.

Kmc 1105 (Karakteristiek in gecodeerde vorm) is uitgebreid met de codes voor micromateriaal. Deze codes waren tot nu toe niet in de online documentatie verwerkt.

De volgende kmc's zijn toegevoegd: kmc 0250 (Code voor de bron van het record - algemeen niveau) en kmc 7910 (Code voor de bron van het record - exemplaarniveau).

Aan kmc kmc 230X (Identificatie-, catalogus-, labelnummer, voorwaarden van beschikbaarstelling, prijs) is informatie toegevoegd over het NSTC (Nederlandstalige Standaard Tekst Code).

Onder de tab 'Diversen' zijn de overzichten met broncodes, bibliotheeknummers, ILN's, ISIL-codes, OCLC-symbolen, (korte) namen bijgewerkt.

De volgende kmc's zijn uitsluitend bedoeld voor bijzondere collecties van enkele universiteitsbibliotheken. Deze kmc's mogen uitsluitend door deze instellingen worden gebruikt. Deze kmc's worden verwerkt in de MARC 21-export (naar WorldCat) en in de MARC 21-import in het GGC. Deze kmc's zijn alleen zichtbaar in de diagnostische presentatie e.d.; maar bijvoorbeeld niet in de gelabelde en de ISBD-presentaties. Er vindt ook geen validatie op deze kmc's plaats, zoals op herhaalbaarheid van de kmc's en subvelden, noch op de volgorde en inhoud van subvelden. Deze kmc's zijn gebaseerd op MARC-tags. Het gaat om de volgende kmc's: 1162 (Date of production (uitsluitend bijzondere collecties)), 1163 (Date of distribution (uitsluitend bijzondere collecties)), 1164 (Date of manufacture (uitsluitend bijzondere collecties)), 4540 (Physical medium (uitsluitend bijzondere collecties)), 4620 (Summary, etc. (uitsluitend bijzondere collecties)), 4630 (Additional physical form available note (uitsluitend bijzondere collecties)), 4634 (Original version note (uitsluitend bijzondere collecties)), 4640 (Terms governing use and reproduction note (uitsluitend bijzondere collecties)), 4641 (Immediate source of acquisition note (uitsluitend bijzondere collecties)), 4646 (Language note (uitsluitend bijzondere collecties)), 4661 (Ownership and custodial history (uitsluitend bijzondere collecties)), 4662 (Copy and version identification note (uitsluitend bijzondere collecties)), 4663 (Binding information (uitsluitend bijzondere collecties)), 4683 (Action note (uitsluitend bijzondere collecties)), 4685 (Exhibitions note (uitsluitend bijzondere collecties)), 4688 (Source of description note (uitsluitend bijzondere collecties)), 5521 (Subject added entry - chronological term (uitsluitend bijzondere collecties)), 5522 (Subject added entry - topical term (uitsluitend bijzondere collecties)), 5523 (Subject added entry - geographic name (uitsluitend bijzondere collecties)), 5527 (Index term - genre/form (uitsluitend bijzondere collecties)).

Kmc 4005 Tussentitel is opgeheven. Deze kmc had in het verleden een functie t.b.v. OCLC PICA LBS'en in de terugconversie (van Pica3 naar Pica2) van onzelfstandige deeltitels die onderdeel zijn van een meerdelige publicatie met meer dan twee niveaus.

Kmc 111X (Karakteristiek in gecodeerde vorm): NBD Biblion kent de codes voor Makkelijk lezen, Makkelijk lezen plein, Nederlands als moedertaal en Nederlands als 2e taal toe aan de materialen voor de openbare bibliotheken in Nederland in hun eigen productiesysteem. Deze codes worden via een offline procedure ingelezen in het GGC als NBD Biblion de publicatie aanbiedt. Deze codes worden in principe in kmc 1118 gezet.

Kmc 4206 (Annotatie: taal/talen) is een kmc die al vele jaren bestaat, maar tot nu toe (april 2017) nog niet in deze richtlijnen was opgenomen. Deze kmc is bedoeld voor annotaties die betrekking hebben op de taal van de publicatie.

Kmc 5550 (Lokaal trefwoord Plusbibliotheken) is toegevoegd.

De lengte van het OCLC Record Controlenummer (OCN) is minstens 11 posities: de afkorting 'ocm' gevolgd door 8 cijfers, de afkorting 'ocn' gevolgd door 9 cijfers of - per augustus 2017 - de afkorting 'on' gevolgd door 10 of meer cijfers. De documentatie van kmc 2041 (OCLC Record Controlenummer (OCN)), kmc 2097 (Recordcontrolenummer van het gelinkte record in externe database), kmc 2099 (Recordcontrolenummer van het gelinkte record in externe database dat is vervangen door een ander recordcontrolenummer) en kmc 7810 (Recordcontrolenummer van exemplaarblok van het gelinkte record in externe database) is bijgewerkt.

Bij gebruik van de volgende kmc's was tot juli 2018 minimaal de URL (subveld _=A_) verplicht. Vanaf juli 2018 is dit subfield optioneel, omdat in de equivalente MARC 21 tag 856 Electronic Location and Access dit subveld niet verplicht is: 4083 (Toegangsgegevens van online resources (URL)), 4084 (Toegangsgegevens van onderdelen van online resources of van gerelateerde online resources (URL)), 4089 (Toegangsgegevens van online resources (URL)), 7133 (Exemplaargebonden toegangsgegevens van online resources (URL)) en 7134 (Exemplaargebonden toegangsgegevens van onderdelen van online resources of van gerelateerde online resources (URL)).

Kmc 5062 (Subject Category Code) is toegevoegd.